Tampereen Urheiluautoilijoille on luotu Microsoft – tili, jonka palveluista yksi on OneDrive. OneDrive on pilvipalvelin, jossa on talletettuna ensisijaisesti hallituksen dokumentteja (pöytäkirjat, liitteet yms.). OneDrive palvelun käyttäminen on helppoa, mutta ennenkuin pääset TamUa:n hallituksen materiaaleihin sinun pitää itse henkilökohtaisesti aktivoitua ja luoda Microsoft – tili, jolle jaetaan TamUa:n tilin kansio-oikeudet.
Mikäli sinulla on ollut käytössä Windows käyttöjärjestelmällä oleva puhelin (Nokia/Microsoft Lumia), on sinulle jo luotuna Microsoft tili. Mikäli näin, hyppää suoraan vaiheeseen 4.
Microsoft – tilin luominen
Lisätietoa Microsoft – tilistä
- Mene osoitteeseen http://account.microsoft.com/
- Valitse ”LUO TILI”
- Syötä henkilökohtaiset tietosi, etene ja luo itsellesi tili
- Huom. Talleta itsellesi muistiin valitsemasi käyttäjätunnus (spostiosoite) sekä salasana
- Kun tunnus on luotu, toimita käyttäjätunnuksesi TamUa:n yhteyshenkilölle
- TamUa:n yhteyshenkilö jakaa sinulle TamUa:n tilin kansio-oikeuden, saat siitä sposti-ilmoituksen
OneDrive – palveluun kirjautuminen
- Mene osoitteeseen http://onedrive.live.com
- Vasemmassa reunassa näkyy kansiorakenne, se on oman OneDrive – palvelusi hakemisto
- Vasemmasta reunasta löydät myös kansion ”JAETTU”, klikkaamalla tuota pääset TamUa:n Hallitus – nimiseen kansioon
- Huomioi, että tiedoston poistaminen poistaa sen myös muilta ko. kansion oikeudellisilta
- harkitse siksi tarkkaan tiedostojen poistamista
- Tiedoston muokkaus onnistuu, mikäli sinulla on asianmukainen sovellus tiedoston muokkaamiseen
- Valitse tiedosto tiedostonimen vasemmasta pallurasta, mene yläreunan valikkoon ja valitse
- ==> Avaa ==> Avaa ”ohjelmassa”
- Kun käsittelet tiedostoa muista sen tallennus, tallennusaika riippuu käyttämäsi Internet – yhteyden nopeudesta
OneDrive – palvelua käytetään, koska se mahdollistaa yhteisten dokumenttien muokkaamisen palvelussa eikä edellytä että sinun pitäisi ladata tiedosto omalle työasemallesi paikallisesti ja muokkauksen jälkeen taas ladata se Extranet – palveluun. OneDrive toimii siis ulkoisena työtilana, tästä johtuen täytyy myös olla tarkkana erilaisten ohjelmien ja ohjelmaversioiden (MS Office vs. OpenOffice) kanssa kun yhteisiä dokumentteja muokataan.
On suositeltavaa, että dokumentit jotka ovat puhtaasti asioiden julkaisemiseen tarkoitettuja muutettaisiin .pdf muotoon ennen OneDrive – palveluun viemistä. Näin ollen tiedostot ovat kaikille yhtä helppoja lukea, eikä vaaraa niiden muokkaamisesta eri versioilla ole.
Mikäli on tarve dokumentin päivittämiselle monen ihmisen toimesta, on suositeltavaa että sovitte asianosaisten kesken menettelymallit ennen työhön ryhtymistä. Esimerkkinä voitte sopia, että yksi ihminen pitää OneDrive palvelussa olevan tiedoston ajantasalla, ja muut toimittavat hänelle muutettavaa sisältöä tai tallennatte OneDrive palveluun jokaiselle ihmiselle oman version, jota muokata.
Huomionarvoista on myös, että jos oikeuden omaaviin henkilöihin kohdistuu muutoksia on myös heidän oikeuksiaan poistettava. Tästä syystä hallituksen on aina syytä sopia, kuka toimii nk. tietohallintopäällikkönä kulloisenkin hallituskauden aikana. Tietohallintopäällikkö voisi toimia myös em. ohjeistuksessa mainittuna yhteyshenkilönä, joka omaa oikeudet muutoksiin.